2. ΚΕΝΤΡΟ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ, ΟΜΑΔΑ ΑΚΤΗΣ & ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ ΑΘΛΗΤΩΝ (Αλ. Χατζιχαραλάμπους)
ΟΜΑΔΑ ΑΚΤΗΣ | |
Βοηθοί Επικοινωνίας/ ΠΥΡΓΟΣ | |
Βοηθοί Χωροθέτησης Σκαφών | |
2 | |
3 | |
4 | |
5 | |
Βοηθοί Υπηρεσιών Αθλητών | |
2 |
Σύντομη Αναφορά για ρόλο των διαφόρων Υπηρεσιών – Λειτουργιών της εγκατάστασης και τα καθήκοντα των Ομάδων Υποστήριξης.
Ο Δ/ντής Εγκατάστασης είναι το ανώτατο διοικητικό στέλεχος στην ιεραρχία της εγκατάστασης. Παρακολουθεί και συvτoνίζει τις επιμέρους δράσεις των μελών της Ομάδας Eγκ/σης βάση του ημερήσιου προγράμματος Λειτουργίας, επιβλέπει την - διαδικασία επίλυσης προβλημάτων που προκύπτουν ενώ συντovίζει τις συναντήσεις Ομάδας εγκ/σης, συλλέγει ημερήσιες αναφορές, και υποβάλλει ημερήσια αναφορά στο Κέντρο Διοίκησης Αγώνων. Συντονίζει επίσης θέματα που αφορούν την παρουσίαση αθλημάτων και τελετής απονομής μεταλλίων.
1. ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΟΥ
Ο Δ/ντής Διοικητικού αναφέρεται στον Δ/ντή Εγκατάστασης, παρακολουθεί και συντονίζει τις επιμέρους δράσεις των μελών της Διεύθυνσης Διοικητικού.
Τομέα Διοίκησης Προσωπικού Αγώνων
Τομέας Υποδοχής (09-18μ.μ. 0-2ατ.) / Γραφείο Πληροφοριών / προσωπικό Υπηρεσιών Θεατών & Ευρεθέντων και Απολεσθέντων .
Ρόλος: Ο ρόλος της υποδοχής είναι να παρέχει υποστήριξη Υποδοχής και Reception.
Γενικές Πληροφορίες / Info / Δραστηριότητες / Προτάσεις Διαμονής / Πληρότητες / Κρατήσεις / Διαχείριση Χώρου Στάθμευσης / Μεταφορές
Χώρο Ελέγχου Εισόδου (check in)
Κάρτες Αναφοράς Γεγονότος / Κάλπη Καρτών Αναφοράς Γεγονότος /
Η Υποδοχή ζητά μέσω CB ενημερώσεις για διαθεσιμότητα .
Τομέας Ευθύνης: Ως Υποδοχή αναφερόμαστε στον Δ/ντή Διοικητικού.
Έναρξη βάρδιας: (Μια βάρδια 2 ατόμων 09-18μ.μ.)
1.2 Σύνδεσμος με οργανισμούς (ΕΙΟ, VDWS, VDS, RYA, Λιμενικές Αρχές κλπ)
Ρόλος:¨ Ο ρόλος σας ως συνδέσμου με IFDS / ΥΕΝ / RYA είναι να υποστηρίζετε τη Διεύθυνση της Εγκατάστασης στις σχέσεις της με τις αρχές κλπ. να παρέχετε απευθείας βοήθειας στους εκπροσώπους των Ομοσπονδιών και των ρΛιμενικών Αρχών, όποτε αυτό κριθεί αναγκαίο.
Τομέας Ευθύνης: Ως σύνδεσμος με τις Λιμενικές Αρχές αναφέρεστε στο Διευθυντή Διοικητικών Υπηρεσιών της Εγκατάστασης.
1.3 Τομέας Γραμματείας (1 άτομο Γραμματέας 09-18μ.μ.)
Προϊστάμενος γραμματείας / Βοηθοί Γραμματείας
Ρόλος: Ο ρόλος της γραμματείας είναι να παρέχει γραμματειακή υποστήριξη στην εγκατάσταση.
Τομέας Ευθύνης: Ως γραμματεία αναφερόμαστε στον Δ/ντή Διοικητικού.
Έναρξη βάρδιας (09-18μ.μ.1ατ.), Εισερχόμαστε στο χώρο γραμματείας. Ενημερωνόμαστε από τον Δ/ντή Διοικητικού.
Καθήκοντα: Παρέχουμε γραμματειακή υποστήριξη στη διοίκηση της εγκατάστασης.
Γράφουμε και εκτυπώνουμε ανακοινώσεις, βγάζουμε φωτοαντίγραφα, τηρούμε αρχεία κ.λ.π
- Γενικός Επόπτης (Λίστα)
- Άδειες / Ασφάλειες
- Γραμματεία (Πάγκος στο Ισόγειο)
- Κλήσεις
- Κρατήσεις
- Διαχείριση Έντυπων Ομάδων
- Χαμένα Παιδιά και Αντικείμενα
- Ανακοινώσεις / Μεγαφωνική
- Μετεωρολογικά Δελτία
- Εργασιακά θέματα
Κέντρο Επικοινωνιών της Εγκατάστασης.
Προϊστάμενος επικοινωνιών. / Βοηθοί Επικοινωνίας
1.4 Οικονομικές υπηρεσίες εγκατάστασης:
Ρόλος: Έχει την ευθύνη της οικονομικής διαχείρισης, δράσεων της Ομάδας Εγκ/σης .Παρακολούθηση μη προγραμματισμένων αγορών, κατά την περίοδο λειτουργίας της εγκατάστασης, , την διαχείριση οικονομικών όρων των συμβάσεων εγκατάστασης, την διαχείριση χρηματικών διαθεσίμων, και αξιόγραφων, την οικονομική αποτίμηση ζημιογόνων γεγονότων, την οικονομική διαχείριση Παγίων, κουπονιών γευμάτων, έκδοση, συλλογή, καταχώρηση, πιστοποίηση και αρχειοθέτηση Φορολογικών στοιχείων, και την πιστή τήρηση των υποχρεώσεων που απορρέουν από τους φορολογικούς νόμους και Διατάξεις.
Τομέας Ευθύνης: Αναφερόμαστε στον Δ/ντή Διοικητικού & την Επιτροπή Χρηματοδότησης
Κύριο Ταμείο (Ηοt -1 Βάρδια 1 ατόμου 9-17μμ. & ½ Βάρδια 1 ατόμου 17-21μμ.)
Βοηθός Ταμεία (11-21μμ 0-1ατ) (Ηοt -1 Βάρδια 1 ατόμου 11μμ-21μμ.)
Λογιστήριο ( Χρηματοκιβώτιο / Κλείσιμο Ταμείων / Παραγγελίες / Εργαζόμενοι )
Αποστολές / Παραλαβές / Αγορές
Λογαριασμοί ΔΕΗ κλπ.
1.5 Υπηρεσίες προσωπικού (Εθελοντές, Βοηθοί, κλπ)
Αρχηγός ομάδας υπηρεσιών προσωπικού. / Βοηθοί Υπηρεσιών Προσωπικού / Βοηθοί Αθλητικής Πληροφόρησης
Ρόλος: Ο ρόλος μας ως ομάδα υπηρεσιών προσωπικού είναι να παρέχουμε βοήθεια για τη διασφάλιση ορθής λειτουργίας των υπηρεσιών του προσωπικού. Παρέχουμε υποστήριξη σε θέματα ανθρώπινου δυναμικού, για την εφαρμογή των κανονισμών και διαδικασιών προσωπικού και για τη διαδικασία υποδοχής και αποχώρησης προσωπικού στην εγκατάσταση. Επιβλέπουμε τη διαδικασία σίτισης και ανάπαυσης των συνεργατών μας.
Τομέας Ευθύνης: Αναφερόμαστε στον Δ/ντή Διοικητικού.
Έναρξη βάρδιας: Εισερχόμαστε στο χώρο διοίκησης. Ενημερωνόμαστε από τον Δ/ντή Διοικητικού.
Καθήκοντα:
- Παρέχουμε γραμματειακή υποστήριξη (αλληλογραφία, έντυπα, αναφορές Πίνακας Ανακοινώσεων Ομαδαρχών, ΙInternet/Copy center)
- Ενημερώνουμε τα αρχεία αιτημάτων που έχουν γίνει τηλεφωνικά ή και προσωπικά.
- Υποστηρίζουμε το σύστημα επικοινωνίας και πληροφόρησης του προσωπικού.
- Υλοποιούμε τα προγράμματα της διοίκησης Δραστηριοτήτων και βοηθάμε κατά την προσέλευση του προσωπικού στις διάφορες συναντήσεις.
- Παρακολουθούμε το πρόγραμμα του προσωπικού για όλους τους τομείς δραστηριοτήτων.
Ασφάλεια Εγκατάστασης
Έχει την ευθύνη του συντονισμού των δράσεων που σχετίζονται με την Ασφάλεια της Εγκατάστασης, (½ Βάρδια 1 ατόμου)
Τομέα Διαχείρισης Κινδύνων
Βοηθοί Χωροθέτησης Σκαφών
- Αγκυροβόλια
- Δεσίματα
- Συντήρηση βαρκών και εφεδρικός εξοπλισμός
- Αποθήκευση αναπηρικών καρεκλών/προσθέσεων. Ετικέττες-ταυτότητες.
Ρόλος: Ο ρόλος μας ως Βοηθών Χωροθέτησης Σκαφών είναι η παροχή βοήθειας στην ανέλκυση και καθέλκυση των σκαφών και για το σωστό ελλιμενισμό των σκαφών..
Τομέας Ευθύνης: Ως βοηθοί χωροθέτησης σκαφών αναφερόμαστε στο συντονιστή χωροθέτησης σκαφών / Λιμένα ο οποίος μας παρέχει αναλυτικές οδηγίες σχετικά με τα καθήκοντα που καλούμαστε να εκτελέσουμε.
Έναρξη βάρδιας: Εισερχόμαστε στο χερσαίο χώρο του λιμένα.
Ενημερωνόμαστε από το συντονιστή χώρου στάθμευσης σκαφών.
Καθήκοντα:
- Βοηθάμε το συντονιστή χώρου στάθμευσης σκαφών στις καθημερινές δραστηριότητες των αθλητών κατά την καθέλκυση και ανέλκυση των σκαφών.
- Αποσύρουμε τα καρότσια από τις ράμπες καθέλκυσης και τα επιστρέφουμε στη θέση τους, στο χώρο στάθμευσης σκαφών.
- Βοηθάμε το συντονιστή λιμένα στην προσπάθειά του να ελέγξει σε καθημερινή βάση αν ο χώρος στάθμευσης σκαφών διατηρείται σε καλή κατάσταση.
- Βοηθάμε σε διάφορες εργασίες (στη στεριά), όσο δεν γίνονται ανελκύσεις και καθελκύσεις βάση εντολών που λαμβάνουμε από το συντονιστή λιμένα.
- Βοηθάμε στην τοποθέτηση και οριοθέτηση των αγωνιστικών σκαφών και του εξοπλισμού τους στο κατάλληλο μέρος και στο σωστό μόλο.
- Υποστηρίζουμε το Συντονιστή Λιμένα κατά τη διαδικασία ελέγχου και συντήρησης των αγκυροβολιών των σκαφών.
Βοηθοί Υπηρεσιών Αθλητών
Ρόλος: Ο ρόλος μας ως βοηθών υπηρεσιών αθλητών είναι να φροντίζουμε για την παροχή των προβλεπόμενων υπηρεσιών στους αθλητές.
Τομέας Ευθύνης: Ως βοηθοί υπηρεσιών αθλητών αναφερόμαστε στον προϊστάμενο υπηρεσιών αθλητών.
Έναρξη βάρδιας: · Εισερχόμαστε στο εντευκτήριο των αθλητών.
Ενημερωνόμαστε από τον προϊστάμενο υπηρεσιών αθλητών και λαμβάνουμε τις ανάλογες οδηγίες.
Καθήκοντα
· Φροντίζουμε το χώρο των αθλητών, προκειμένου να είναι κατάλληλα διατηρημένος.
· Διασφαλίζουμε ότι τα αποδυτήρια και τα λουτρά των αθλητών, είναι τακτοποιημένα και συντηρημένα.
· Είμαστε ενήμεροι και παρέχουμε βοήθεια, προκειμένου να καλύψουμε τις καθημερινές απαιτήσεις των αθλητών.
· Διευκολύνουμε τους αθλητές κατά την είσοδό τους στην εγκατάσταση, τη διέλευσή τους από τον έλεγχο ασφαλείας και τη διαπίστευση, και τη μετάβασή τους στο χώρο επιβίβασής τους κατά την αποχώρησή τους από την εγκατάσταση.
· Συνοδεύουμε τους αθλητές που έχουν κληθεί για ελέγχους στο χώρο καταμετρήσεων και βοηθάμε στη μεταφορά του εξοπλισμού τους.
· Συνοδεύουμε τους αθλητές, ώστε να βρίσκονται στο χώρο απονομής μεταλλίων στην ώρα τους.
Ενημερώνουμε τον αρχηγό ομάδας και τον προϊστάμενο υπηρεσιών αθλητών για θέματα της αρμοδιότητάς μας.
- Τρόφιμα και νερό
- Αδιάβροχη συσκεασία (φαγητό μέσα στα σκάφη)
- Φορητά ψυγεία εάν είναι απαραίτητο
- Πρόσθετο νερό για κατάβρεγμα - διαθέσιμο στη βάρκα ασφάλειας για τους συμμετέχοντες και όλους τους τοποθετημένουςς στο νερό ανώτερους υπαλλήλους
- Σύστημα διανομής φαγητού
- Σκάφος Θεατών ΑΜΕΑ
